Rendezvényhelyszín ajánlás, bérlés
- A rendezvény létszámának, a felmerülő teremigények és a költségvetés figyelembevételével a legmegfelelőbb helyszín kiválasztása
Szállásfoglalás, szállás biztosítása a résztvevők számára
- Megfelelő mennyiségű és minőségű szoba lefoglalása, különböző árkategóriákban, a vendégek igényének megfelelően
- Folyamatos kapcsolattartás a szállodákkal
A vendégek közlekedésének, szállításának megszervezése, transzferálás
VIP vendégek kiemelt kezelése
Regisztráció teljes körű lebonyolítás
- Cégünk saját fejlesztésű, minden igényt kielégítő on-line regisztrációs rendszere nagyban megkönnyíti és leegyszerűsíti a résztvevők jelentkezését és szállásfoglalását
- A bejelentkezett vendégeknek részletes visszaigazolást küldünk a megrendelt szolgáltatásokról és folyamatosan tartjuk velük a kapcsolatot
- Naprakészen vezetjük a résztvevők regisztrációját, a nyilvántartásokat és igény szerint aktuális regisztrációs listát adunk a megrendelőnek
- Természetesen honlapunkról a papír alapú jelentkezési lap is letölthető és faxon, postai úton vagy e-mail-en elküldhető irodánknak
- Vállaljuk a badge (névkitűző) megtervezését, elkészítését
- A kongresszus ideje alatt regisztrációs irodát működtetünk a helyszínen. A regisztrációnál a résztvevők bizalommal fordulhatnak munkatársainkhoz, ha a rendezvénnyel kapcsolatosan bármilyen kérdésük felmerülne
A kongresszus honlapjának elkészítése, folyamatos karbantartása és frissítése
Absztraktok, előadás anyagok on-line módon való beküldése
- Cégünk a szakmai program elkészítésében is nagy segítséget tud nyújtani a megrendelőnek azzal, hogy az előadások anyaga is beküldhető on-line módon irodánknak. Ezután cégünk rendszerezi, előkészíti a programfüzet szakmai anyagát
A rendezvény nyomdai anyagainak elkészítése
- Meghívók, jelentkezési lapok, programfüzet, absztrakt gyűjtemény és egyéb anyagok
A szükséges egyéb anyagok, kellékek (pl. kongresszusi táska, toll, jegyzetfüzet) beszerzése,
szükség esetén címkézése, nyomása
Catering (étkezés) megrendelése
- A megrendelő igényének és a kongresszus költségvetésnek megfelelő színvonalú étkezést biztosítunk a résztvevőknek, különböző helyszínekre kitelepülve is
- Partnereink a magyar és nemzetközi konyha különlegességeit felvonultatva, magas színvonalú kiszolgálással, terítékkel nyújtanak maradandó gasztronómiai élmény
A rendezvényhez kapcsolódó szakkiállítások, szimpóziumok, szakmai bemutatók megrendezése
- Felvesszük és folyamatosan tartjuk a kapcsolatot a kiállító cégekkel, igény szerint installációt biztosításunk a részükre
Gondoskodunk a konferencia technikai hátteréről
- Projektorok, laptopok, hangosítás, fénytechnika, stb.
Esti kulturális, szórakoztató programok megszervezése
- Nyitó fogadás, zenés-, táncos bankett vacsorák, tematikus és szórakoztató programok
Fakultatív programok szervezése
- Városnézés, hölgyprogram, múzeum és egyéb belépők biztosítása
Pre-, és post kongresszusok szervezése
A rendezvény pénzügyeinek teljes körű lebonyolítása
- Elkészítjük a kongresszus költségvetését, és azt a jelentkezők számának figyelembe vételével, a költségek alakulásával folyamatosan naprakész állapotban tartjuk. A jelentősebb változásokról a Megrendelőt azonnal tájékoztatjuk
- Elkészítjük a számlákat, kezeljük a konferenciára befolyó pénzösszegeket, pénzügyi fedezetet biztosítunk a kongresszus lebonyolítására, a rendezvény lezárásakor végelszámolást, igény szerint statisztikákat készítünk
Dekoráció
- A rendezvény szakmai programjának kongresszusi termétől, az esti programok helyszínéig a kongresszust szervező Tudományos Társaság színeivel összhangban, motívumok felhasználásával tesszük barátságosabbá, hangulatosabbá a helyszíneket, melyek visszaköszönnek mind a terítésben, színpad és térbeli dekorálásban, székek szoknyázásában
Sajtótájékoztató megszervezése
Tolmács, szinkrontolmács, tolmácsberendezés biztosítása
A rendezvény archiválása (előadások, hang-, és videó felvételek, rendezvényfotózás)
Megfelelő felkészültségű személyzet, hostessek biztosítása
Cégünk képviselőinek állandó jelenléte a rendezvényen
Minden egyéb feladat, kérés, a megrendelő igényének, kérésének, elvárásának megfelelően